Już mało kto pamięta, jakim wielki udogodnieniem stała się możliwość zarezerwowania pokoju hotelowego przez telefon. Nie wyobrażamy już sobie obsługi gości zapisując informacje w notesie, obliczając należności na kalkulatorze, o liczydle nie wspominając. Automatyczna rezerwacja w Twoim hotelu pokoi i usług przez Internet, dokładne rozliczenie wszystkich usług, z których korzystali Twoi Goście, to tylko dwa udogodnienia, które umożliwia oprogramowanie do hoteli. Niezawodne komputery, kasy i odpowiednie oprogramowanie oraz powiązanie z innymi systemami, takimi jak centrale telefoniczne, mini-bary, zamki magnetyczne, płatna telewizja a wreszcie systemy bezpieczeństwa przeciwpożarowego, to udogodnienia pozwalające na sprawne zarządzanie hotelem. Dzisiaj każdy właściciel hotelu - zarówno dużego, renomowanego, jak i przytulnego, kameralnego pensjonatu może wybrać z oferty elementy dostosowane do swoich wymagań. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom elektroniki i informatyki możesz pracować i spać spokojnie. Spróbuj wyobrazić sobie swój hotel bez komputera…

Na początku musisz zdecydować się na podstawowy system komputerowy. Na świecie są dostępne dwa, konkurujące ze sobą systemy:Windows opracowany przez Microsoft albo Linux, którego jądro opracował Linus Torvalds.

Zastanawiając się dalej nad wyborem systemu komputerowego do obsługi Twojego hotelu skieruj uwagę na to aby system

• był sprawdzony w praktyce, a przede wszystkim w warunkach krajowych;
• był przystosowany do obowiązujących w Polsce przepisów prawa;
• wspomagał pracę w recepcji, gastronomii hotelowej, racjonalizował gospodarkę zaopatrzeniowo-magazynową, a przede wszystkim był pomocny w sprawnym zarządzaniu hotelem;
• posiadał przejrzysty interfejs użytkownika - czyli okno pracy programu, który pozwoli na łatwy i intuicyjny dostęp do wszystkich funkcji tak, że każdy pracownik w szybki i intuicyjny sposób opanuje obsługę swojego modułu systemu;
• zapewniał współpracę z innymi systemami wewnętrznymi i zewnętrznymi;
• pozwalał, już na poziomie hotelu, utrzymywać i administrować własną stroną internetową bez potrzeby kosztownego wynajęcia wyspecjalizowanych firm zewnętrznych;
• zapewniał pełne zabezpieczenie danych, w szczególności danych osobowych gości i pracowników, oraz ciągłość funkcjonowania, czyli automatycznie odtwarzał dane po awarii sprzętu lub zaniku zasilania a urządzenia dublujące miały zdolność do przejęcia funkcji wiodących.

Zanim podejmiesz decyzję

• zrób założenia do komputeryzacji hotelu, które powinny uwzględniać potencjał obsługi; standard i charakter hotelu, system kontroli i zarządzania oraz ewentualną rozbudowę;
• uwzględnij okresowe modyfikacje oraz wymienność niektórych segmentów;
• przygotuj lub zaprojektuj tzw. "obieg dokumentów" -  poprzez analizę potrzeb klienta oraz tryb rejestracji i rozliczenia sprzedaży ponieważ dostarczane oprogramowanie oraz system komputerowy jest narzędziem wymuszającym realizację przyjętych standardów w sposób uniemożliwiający niedozwolone dla personelu hotelowego praktyki;
• sprawdź, czy dostawca systemu komputerowego, poza sprzedażą, dostosowaniem oprogramowania, instalacją, okablowaniem strukturalnym i wdrożeniem systemu, zapewni  przeszkolenie pracowników oraz całodobowy, błyskawiczny serwis.

CO W OFERCIE

Współpracujące Systemy Specjalizowane

To zespoły systemów informatycznych, z których każdy może pracować samodzielnie i każdy z każdym może współpracować zależnie i niezależnie. Oznacza to, że możesz zacząć informatyzować swój hotel, na przykład, od systemu hotelowo-gastronomicznego, lub tylko hotelowego i w miarę rozbudowywania palety usług dokupować inne systemy, które będą korzystać z utworzonej już bazy danych oraz udostępniać wcześniej zainstalowanym systemom swoje informacje.

Pojedyncze systemy i oprogramowanie do hoteli pracują w identycznym środowisku informatycznym, dzięki czemu mogą być łatwo łączone ze sobą. Część funkcji jest wspólna dla wszystkich, np. wystawianie dokumentów sprzedaży lub obsługa programów lojalnościowych. Pozostałe funkcje są składnikami poszczególnych systemów np. gastronomiczna gospodarka magazynowa, obsługa parkingu hotelowego, rezerwacja sprzętu do zabiegów czy tworzenie projektów cateringowych i szablonów projektów. Większość operacji związanych ze sprzedażą, obsługą klientów i zarządzaniem obiektem, bez względu na rodzaj programu, może być wykonana przy jednym stanowisku.

Oprogramowanie do hoteli wykorzystuje prosty i przejrzysty sposób obsługi - jednakowy graficznie dla każdego z nich oraz obsługują ekrany dotykowe. Ogromne możliwości analityczne systemów, liczne raporty, statystyki, zestawienia i wykresy, pomagają szybciej podejmować trafne kluczowe decyzje. Systemy pracują na jednej bazie danych, dzięki czemu na wszystkich stanowiskach dostępna jest zawsze aktualna informacja o klientach.

Oprogramowanie do hoteli współpracuje także z oprogramowaniem finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym, ułatwiając centralne zarządzanie polityką cenową, gospodarką magazynową, rejestracją czasu pracy i programami lojalnościowymi.

Oferowane są następujące systemy:

• hotelowy - zarządzający hotelami, pensjonatami i innymi obiektami noclegowymi;
• hotelowej rezerwacji internetowej - otwiera nowe kanały sprzedaży;
• hotelowo-gastronomiczny centralnego zarządzania sieciami gastronomicznymi i hotelowymi;
• gastronomiczny - zarządzający np. projektami cateringowymi;
• obsługi imprez - koordynujący organizacje szkoleń, konferencji czy bankietów;
• obsługi zabiegów i salonów odnowy biologicznej - zarządzania dla obiektów sportowych i SPA;
• centralnego zarządzania reklamą multimedialną - zarządza wizualizacjami marketingowymi oraz promocją hotelu w Internecie;
• system finansowo-księgowy - może mieć rozbudowane funkcje rachunkowości zarządczej oraz moduł rozliczeń środków trwałych;
• ewidencji obrotu towarowego - kontroluje systematycznie wszystkie dokumenty, stan swoich zapasów, rejestruje sprzedaż, generuje raporty;
• kadrowo-płacowy - organizuje rejestracje czasu pracy, grafiki dyżurów i generuje listy płac.

Programy modułowe

Są to programy, lub systemy składające się z modułów obsługujących odpowiedni segment zarządzania hotelem. Możesz wybrać tylko interesujące Ciebie moduły, ale żaden z nich nie może pracować samodzielnie.

Konstrukcja modułowa takich programów pozwala zbudować konfigurację adekwatną do aktualnych potrzeb obiektu hotelowego. W każdej chwili system może być rozbudowany o dodatkowe elementy. Natomiast sprawny dostęp do bazy danych pozwala na jednoczesną pracę przez wielu użytkowników i szybkie przetwarzanie dużych ilości informacji.

Takie programy zawierają moduły:

• recepcja - przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy recepcjonisty, zastępując wiele czynności wykonanych ręcznie przez komputer, oferuje elektroniczne odpowiedniki księgi meldunkowej i księgi rezerwacji. Pozwala na przeprowadzenie kompleksowej obsługi gościa za pomocą grafików lub list począwszy od wprowadzenia rezerwacji po meldunek zawierający informacje dotyczące samego klienta oraz przebiegu jego pobytu;
• sprzedaż / rachunki - zbiera informacje o wykorzystanych usługach, umożliwia sprawną finalizację transakcji z gośćmi hotelowymi, uwzględniając nietypowe życzenia klienta odnośnie treści i formy dokumentów sprzedaży;
• żywienia - prowadzi zarówno tzw. gastronomię zamkniętą tj.: ilościowe rozliczenie posiłków, ale także przygotowuje raporty ilości posiłków dla grup i pojedynczych osób, wspomaga projektowanie imprez cateringowych i innych;
• magazyn - umożliwia prowadzenie gospodarki magazynowej hotelu; wprowadzanie wszelkich dokumentów magazynowych związanych z przychodami i rozchodami towarów, pozwala na prowadzenie sklepiku hotelowego, rozliczania minibarów, ewidencji środków czystości, kontroli wyposażenia pokoi;
• konferencje - to moduł planowania imprez, zjazdów, kursów itp.
• księga gości / marketing - zbiera bardzo rozbudowane informacje nt. firm i gości hotelowych, pozwala na zwiększenie sprzedaży i lojalności Klienta poprzez identyfikację kluczowych i ważnych Klientów, przyporządkowania im odpowiedniej strategii, relacji i archiwizacji danych w jednej wspólnej bazie;
• rezerwacje internetowe - te moduły, dzięki wbudowanemu programowi pocztowemu pozwalają na szybkie wprowadzanie i potwierdzanie rezerwacji dokonanych za pomocą formularza znajdującego się na stronie www Twojego hotelu, lub dowolnego serwisu rezerwacyjnego;
• rehabilitacja - służy do planowania zajęć rehabilitacyjnych dla kuracjuszy z uwzględnieniem kart zdrowia i historii choroby;
• statystyki / raporty - to narzędzie tworzące dowolne raporty z danych zebranych przez program. Moduły zawierają gotowe wzorce raportów m.in. rejestry VAT, sprzedaży, kasowe, KT-1 i wiele innych niezbędnych dla wewnętrznej sprawozdawczości;
• kasa i kantor oraz administracja - moduły wspomagające zarządzanie Twoim hotelem, umożliwią wystawianie dokumentów rozliczeniowych, prowadzenie kasy, rejestru operacji bezgotówkowych itp. Moduł administracyjny wspomaga zarządzanie służbami hotelowymi oraz daje możliwość ustalania zadań i nadzoru nad ich realizacją;

Niektóre z oferowanych programów modułowych oferują moduły pomocnicze, dzięki którym możesz zainstalować drukarkę fiskalną, skonfigurować centralę telefoniczną, płatna telewizja, czy zamki magnetyczne, określić listę użytkowników programu, wymianę danych z innymi programami i systemami. 

Oferowane są też moduły obsługi technicznej, w których poza zgłoszeniami usterek możesz zaewidencjonować wszystkie urządzenia techniczne, rejestrować części zamienne oraz terminy ich wymiany. Przy pomocy tego systemu Twoje służby techniczne są w stanie zaplanować wszystkie swoje działania.

Systemowe i modułowe oprogramowanie do hoteli może działać w dwóch wersjach: dla jednego hotelu i do obsługi sieci hotelowej.

Programy zintegrowane

Są to programy przeznaczone jest do użytkowania w hotelu dowolnej wielkości i mogą być wykorzystywany w wersji jednostanowiskowej lub w sieci. To właśnie możliwość pracy na jednym stanowisku preferuje tą grupę programów dla małych hoteli i pensjonatów. Programy takie nie ustępują dużym programom systemowym czy modułowym. Zawierają wszystkie niezbędne do zarządzania hotelem elementy:

• rezerwację
• recepcję
• program kasowy
• gospodarkę pokojami
• raporty / statystyki

Programy zintegrowane mogą zawierać możliwości współpracy z:

• centralami telefonicznymi
• systemami gastronomicznymi
• systemami zamków elektronicznych
• systemami Pay-TV-Video
• systemami zarządzania zużyciem energii
• systemami minibarów elektronicznych
• systemami centralnej rezerwacji
• systemami księgowymi

Programy pojedyncze

Oferowane są również pojedyncze programy ułatwiające zarządzanie jednym wyspecjalizowanym segmentem. Są to programy łatwe w instalacji i konfiguracji, dzięki czemu duża część hotelarzy decyduje się na samodzielną instalację, co obniża koszt wprowadzenia nowego systemu. Przede wszystkim są to programy:

• do zarządzania bazą danych o klientach z mechanizm kontroli cen umożliwiającym maksymalizację obłożenia obiektu;
• umożliwiające zarządzanie usługami SPA, począwszy od pełnej historii klienta, przez kontrolę zapasów, aż do szerokiego zakresu raportów wraz z ich szczegółową analizą;
• obsługujące tak zwany e-kiosk, czyli multimedialne urządzenie umożliwiające samodzielne zameldowanie i wymeldowanie z hotelu.

ZWRÓĆ UWAGĘ

• W systemach tych niezbędna jest rezerwacja gości indywidualnych i grup z wszelkimi możliwymi do wykonania kombinacjami.
• Informacje dostępne w module rezerwacji powinny pozwalać na uzyskanie natychmiastowej informacji o dostępności pomieszczeń, usługach, a także generowanie wykazów zajętości pomieszczeń oraz przyjazdów i wyjazdów osób lub grup oraz gości mieszkających.
• Moduł zarządzania cenami powinien pozwalać na zmianę sposobu sprzedaży pomieszczeń w hotelu.
• Funkcje automatyczne powinny umożliwiać wysyłanie potwierdzeń Internetem lub faxem, ich wydruk oraz drukowanie kart pobytu; ponadto wszystkie rezerwacje muszą być automatycznie zapamiętywane w historii gościa.
• System nie powinien ograniczać ilości rezerwowanych pomieszczeń i modyfikacji potwierdzeń rezerwacji oraz umożliwiać definiowania rodzajów pomieszczeń. Nie powinien również ograniczać ilości kodów cenowych.
• Pożądany jest również moduł zarządzania zasobami i pakietami usług takich jak wynikające z działalności rekreacyjnej (tenis, jazda konna, masaże i inne oferowane w pionie rekreacji i odnowy biologicznej).

Udogodnienia

Zawarte w oferowanych systemach udogodnienia powinny zawierać:

• formy rozliczeń bezgotówkowych i za pomocą kart kredytowych;
• obsługę przelewów i automatyczny transfer rachunków płatnych przelewem do modułu rozliczeń bezgotówkowych;
• raporty dnia obejmujące zestawienie przelewów i rozliczeń kartami kredytowymi, wysłanych upomnień, nadesłanych wpłat, saldo kredytów, wylicza nie salda przedpłat i depozytów, zaległych wpłat, rejestrowanie częściowych wpłat i prowizji od kart kredytowych;
• program nocny -  rejestrację gości spóźnionych, wykaz niezamkniętych kas, nieopłaconych wyjazdów oraz drukowania raportów dobowych.

Systemy zarządzania hotelem muszą mieć możliwość współpracy z innymi systemami, takimi jak obsługi konferencji, gastronomicznym, elektronicznych zamków drzwiowych, finansowo-księgowym, centralnym systemem rezerwacji, centralą telefoniczną, płatną telewizją i lokalnymi programami video (Pay-TV), minibarów elektronicznych, zarządzania zużyciem energii, faxmodemu, poczty głosowej czy przywoławczym.

ZALETY I WADY

Plus

Korzyści wynikające z zastosowania specjalistycznych systemów przede wszystkim usprawniają pracę recepcji, minimalizacją straty finansowe, redukują koszty własne, pozwalają na efektywne i racjonalne wykorzystanie personelu, usprawniają pracę księgowości, planowanie i analizę uzyskiwanych wyników.

Programy komputerowe obsługujące rezerwację umożliwiają automatyczny lub manualny przydział kategorii cenowych, informują o pakietach cenowych, automatycznie drukują definiowane przez użytkowników potwierdzenia rezerwacji, wyszukują rezerwację według wszystkich możliwych kryteriów oraz pozwalają na modyfikację, anulowanie i reaktywowanie rezerwacji w dowolnym momencie.

Systemy zarządzania hotelem są przystosowane do użytkowania w hotelu o dowolnej wielkości i posiadają możliwości współpracy z innymi programami i systemami już w nim zastosowanymi.

Minus

Ponieważ nadużycia bezpieczeństwa w systemach informatycznych  są nieuniknione (np. ataki wirusów, włamania), zintegrowane systemy komputerowe wymagają wprowadzenia szeregu zabezpieczeń i odpowiedniego przygotowania się do ich obsługi.

Systemy komputerowe bez odpowiednich zabezpieczeń nie są odporne na ataki wirusów komputerowych i włamania hackerów.

Występujące wahania napięcia sieciowego lub nawet jego brak mogą spowodować uszkodzenie sprzętu (płyta główna, dyski).

Wdrożenie sieci bezprzewodowej niesie ze sobą zagrożenie dostępu do medium (fali radiowej) przez osoby postronne. W przypadku uzyskania dostępu do niej intruz znajduje się bezpośrednio w sieci lokalnej.

SŁOWNICZEK POJĘĆ

Serwer - jest to program świadczący usługi na rzecz innych programów, zazwyczaj korzystających z innych komputerów połączonych w sieć. Serwerem nazywa się często komputer świadczący takie usługi, sprowadzające się zazwyczaj do udostępniania pewnych zasobów innym komputerom lub pośredniczący w przekazywaniu danych między komputerami. Serwerem nazywa się też systemy oprogramowania biorące udział w udostępnianiu zasobów. Przykładami udostępnianych zasobów są pliki, bazy danych, łącza internetowe, a także urządzeń peryferyjnych jak drukarki i skanery. Serwerem może być zwykły komputer, jednak w celu pełnego wykorzystania możliwości, jakie daje oprogramowanie serwerowe, powinna to być maszyna przeznaczona do tej roli.

Terminal komputerowy - to urządzenie pozwalające człowiekowi na pracę z komputerem lub systemem komputerowym. Terminal musi posiadać urządzenie wejściowe do wprowadzania instrukcji oraz urządzenie wyjściowe do przekazywania informacji operatorowi. Terminal jest stacją sieci komputerowej lub w systemie (np. w Internecie), służącą do wprowadzania lub odczytywania danych.

Okablowanie strukturalne - to połączenie sieci komputerowych i/lub telefonów oraz urządzeń pracujących w tej sieci. Zwykle do okablowania używa się skrętki 4-parowej, kabla koncentrycznego, a obecnie coraz częściej światłowodów. Rodzaj okablowania decyduje o odległości, na jaką można przesłać informacje oraz o przepustowości. W zależności też od tych wartości stosuje się odpowiednie karty sieciowe.

Bezprzewodowa sieć lokalna - to sieć w której połączenia między urządzeniami sieciowymi zrealizowano bez użycia przewodów (skr. WLAN, od ang. Wireless Local Area Network). Sieci tego typu wykonywane są najczęściej z wykorzystaniem mikrofal jako medium przenoszącego sygnały. Do komunikacji za pomocą mikrofal wykorzystuje się pasmo 2,4 GHz lub też 5 GHz (giga hertzów). Szybkość przesyłania danych zależna jest od użytego standardu i odległości pomiędzy użytymi urządzeniami i wynosi najczęściej 11, 22, 44, 54 lub 108 Mbps (megabitów na sekundę).

NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA

• Jakich rekomendacji należy oczekiwać dla systemów zarządzania hotelem?
  odp.: Takie systemy posiadają najczęściej rekomendację Polskich Zrzeszeń Hoteli, nagrody i wyróżnienia, m.in. targów Trend Hotel, World Hotel i HoReCa oraz Eurogastro. 

• Jakie warunki powinno spełniać pomieszczenie przeznaczone na serwer?
  odp.: Pomieszczenie dla serwerów, które zawierają bazy danych, pliki czy aplikacji powinno być przestronne, wentylowane a nawet klimatyzowane. Pożądana jest ognioodporność takiego pomieszczenia. 

• Co to jest interfejs użytkownika?
  odp.: User Interface to w technice część urządzenia odpowiedzialna za komunikację z użytkownikiem. Człowiek nie jest zdolny do bezpośredniej komunikacji z maszynami. Aby było to możliwe urządzenia są wyposażone w odpowiednie narzędzia wejścia-wyjścia tworzące razem interfejs użytkownika. W systemach zarządzania restauracją podstawowym interfejsem jest interfejs graficzny - wejście to urządzenie wskazujące (np. klawiatura, myszka, ekran dotykowy), a wyjściowe to wyświetlacz graficzny.