Wprowadzenie techniki komputerowej do gastronomii stanowi warunek sprawnej pracy i zachowania konkurencyjności. Niezawodne komputery i kasy gastronomiczne, sprawdzone oprogramowanie do restauracji oraz sprzężenia z innymi systemami, to najważniejsze cechy systemów gastronomicznych. Zarówno właściciele dużych, renomowanych  restauracji jak i przytulnych, kameralnych barów - mogą wybrać elementy dostosowane do swoich wymagań. 

Notesik i długopis czy zdalny bonownik w ręku kelnera? Dziesiątki segregatorów i wciąż zabiegany i zdenerwowany szef, czy komputer, który przypilnuje receptury i wygeneruje odpowiednie zlecenie do magazynu? Czy jest możliwe stworzenie "restauracji inteligentnej", w której zostaną połączone różne rozwiązania informatyczne i komunikacyjne? To wszystko jest możliwe do zastosowania w Twojej restauracji. Duży zintegrowany system, będący jednocześnie inteligentnym, czyli myślącym za użytkownika środowiskiem pracy w restauracji, to marzenie każdego restauratora. Taki system umożliwi prowadzenie Twojej restauracji za pośrednictwem terminali z wbudowanymi ekranami dotykowymi a współpracując z systemem zamówień rozproszonych, zdalnymi bonownikami kelnerskimi, systemami recepcyjnymi, finansowo-księgowymi, rozliczeń magazynowych pozwoli na spokojną i wydajną pracę szefostwa i personelu.

PRZED ZAKUPEM

Po pierwsze musisz zdecydować się na podstawowy system komputerowy. Na świecie są dostępne dwa, konkurujące ze sobą systemy: Windows opracowany przez Microsoft albo Linux, którego jądro opracował Linus Torvalds.
Zastanawiając się dalej nad tematem oprogramowanie do restauracji skieruj uwagę na to aby system

• był sprawdzony w praktyce, a przede wszystkim w warunkach krajowych;
• był przystosowany do obowiązujących w Polsce przepisów prawa;
• wspomagał pracę kelnerów i kuchni, racjonalizował gospodarkę zaopatrzeniowo-magazynową;
• był pomocny w sprawnym zarządzaniu restauracją;
• posiadał przejrzysty interfejs użytkownika - czyli okno pracy programu, który pozwoli na łatwy i intuicyjny dostęp do wszystkich funkcji tak, że każdy pracownik w szybki i intuicyjny sposób opanuje obsługę swojego modułu systemu;
• zapewniał współpracę z innymi systemami wewnętrznymi i zewnętrznymi;
• zapewniał pełne zabezpieczenie danych, oraz ciągłość funkcjonowania, czyli automatycznie odtwarzał dane po awarii sprzętu lub zaniku zasilania a urządzenia dublujące miały zdolność do przejęcia funkcji wiodących.

Zanim podejmiesz decyzję

• zrób założenia do komputeryzacji swojej restauracji, które powinny uwzględniać potencjał obsługi; standard i jej charakter, system kontroli i zarządzania oraz ewentualną rozbudowę;
• uwzględnij okresowe modyfikacje oraz wymienność niektórych segmentów;
• przygotuj lub zaprojektuj tzw. "obieg dokumentów" -  poprzez analizę potrzeb klienta oraz tryb rejestracji i rozliczenia sprzedaży ponieważ dostarczane oprogramowanie oraz system komputerowy jest narzędziem wymuszającym realizację przyjętych standardów w sposób uniemożliwiający niedozwolone dla personelu praktyki;
• sprawdź, czy dostawca systemu komputerowego, poza sprzedażą, dostosowaniem oprogramowania, instalacją, okablowaniem strukturalnym i wdrożeniem systemu, zapewni  przeszkolenie pracowników oraz całodobowy, błyskawiczny serwis.

Oferowanych jest wiele systemów zarządzania restauracją a nawet siecią restauracji, ale każdy system składa się z podstawowych modułów: 

Kasy gastronomiczne - zapewniają szybkie bonowanie, storna, transfery, dzielenie, łączenie i przekazywanie rachunków, różne formy płatności, predefiniowane rabaty i narzuty, wydruk bonów fiskalnych, rachunku gościa, faktur, raportów kasowych i kelnerskich, punktów produkcji i sprzedaży oraz przygotowanie menu i cenników.

Rezerwacja stolików - daje możliwość zarezerwowania dowolnego stolika na dowolnie wybrany termin z dokładnością czasu rezerwacji do 1 minuty, konfigurowalne tryby pracy modułu, ewentualne zaznaczenie zarezerwowanego stolika odmiennym kolorem na widoku sali.

Konferencje - moduł umożliwia przygotowanie i kalkulację imprez gastronomicznych, rezerwację sal i wyposażenia, import kartotek PLU. Ponadto drukowanie oferty i kalkulacji dla klienta, planów imprez, grafików sal oraz zestawień sprzedaży imprez i PLU.

Sprzedaż - pozwala na zakładanie PS, PP i PLU, programowanie kas i odbiór dziennych obrotów, generowanie raportów dziennych i okresowych: kasowych, kelnerskich i sprzedaży według PS, PP i PLU w cenach sprzedaży i kalkulacyjnych lub zakupu, z wyliczeniem wskaźnika "food-cost".

Bonowniki kelnerskie - to urządzenia do zbieranie i modyfikacji zamówień gości. Moduł do ich obsługi umozliwia bezprzewodowe przesyłanie danych, pełną łączność z systemem a także możliwość pracy kilku osób z jednym bonownikiem.

Zarządzanie kosztami - to pełna rejestracja sprzedaży pozycji menu z systemem sprzedaży gastronomicznej poprzez system elektronicznych kas kelnerskich. Ponadto ma możliwości manualnego wprowadzenia sprzedaży i jej korygowanie oraz porównania sprzedaży i kosztów z różnych okresów. Składanie zamówień na podstawie kalkulacji określonej imprezy, weryfikacja pozycji menu ze względu na najlepszą lub najgorszą sprzedaż, kalkulowanie imprez biorące pod uwagę ilość osób i porcji oraz możliwość pełnej analizy sprzedaży i kosztów.

Kalkulacja - umożliwia zakładanie kartoteki surowców i receptur, kalkulację i rekalkulację kosztu i cen sprzedaży potraw, aktualizację cen w PLU, drukowanie kart kalkulacyjnych, jadłospisów, menu oraz wykazów zużycia surowców na podstawie sprzedaży.

Wykresy wyników sprzedaży - umożliwia generowanie informacji na podstawie raportów okresowych z możliwością drukowania i zapisywania w postaci plików graficznych w celu dołączenia do prezentacji lub dokumentów.

Fakturowanie - to przede wszystkim drukowanie faktur VAT i rachunków, rejestrów dziennych i miesięcznych oraz korekt na podstawie rachunków gastronomicznych. Również kartotek klientów i różnych form płatności.

Gospodarka magazynowa - ułatwia prowadzenie magazynów w cenach zakupu lub ewidencyjnych, ewidencjonowanie przychodów, rozchodów, przesunięć, remanentów i korekt, również rozchodów surowców na podstawie sprzedaży PLU i receptur i rozliczenie kosztów surowcowych produkcji gastronomicznej (wskaźnika "food-cost"). 
Automatyczne lub manualnie tworzy dokumenty przyjęć i przesunięć międzymagazynowych, odrębne rejestry zwrotów do dostawców, przywołuje i korygouje dokumenty, tworzy szczegółowe dzienniki transakcji dla wybranego magazynu i artykułu. Umożliwia też  formowanie pełnego zakresu procedur inwentaryzacyjnych wraz z wydrukami oraz możliwościami wprowadzania różnic inwentaryzacyjnych oraz porównywania potencjalnego i faktycznego stanu magazynowego surowców.

Zaopatrzenie - automatyczne lub manualne deklarowanie ceny na zamówieniach składanych u dostawców, możliwość definiowania pracy jako składnika receptury, składania zamówienia na poziomie magazynów podręcznych i głównych oraz automatycznej lokalizacji przez zaopatrzenie zamówień z poszczególnych działów hotelu. Automatyzowanie zamówień na zakupy wybranych artykułów, prowadzenie historii zakupów wg dostawców i artykułów oraz precyzowanie zamówień na podstawie minimalnych lub maksymalnych stanów magazynowych.

Receptury - wyszukiwanie receptur wg wybranego składnika, możliwość automatycznej zmiany wybranych składników w opracowanych recepturach i określania współczynnika strat dla każdego składnika receptury. Możliwość symulacji nowych receptur w porównaniu z istniejącymi bez ich anulowania, drukowanie informacji o przygotowaniu i sposobie serwowania dla każdej receptury, automatyczne obliczanie kosztu własnego każdej receptury.

Raporty - generator raportów umożliwia opracowywanie sprawozdań, pełną statystykę dokonanych transakcji w wybranym okresie inwentaryzacyjnym, otrzymywanie szczegółowych informacji związanych z modułami zaopatrzenia, transakcji magazynowych, recepturami i zarządzaniem kosztów oraz drukuje raporty na podstawie żądanego zakresu dat okresu inwentaryzacyjnego.

System kas gastronomicznych jest ważnym elementem w procesie sprawnego i racjonalnego gospodarowania, kontroli, obsługi i rozliczeń. Najczęściej kasa w gastronomii hotelowej opiera się na wyspecjalizowanym komputerze klasy PC. System taki pracuje jako urządzenie samodzielne lub sieciowe. System taki umożliwia

• prowadzenie operacje, takich jak: wprowadzanie zmian, drukowanie raportów, bonowanie potraw, drukowanie rachunków gościa, powinny być dokonywane z dowolnej kasy. Każdy rachunek powinien być przypisany do konkretnego pracownika, co umożliwia dokładne rozliczenie kelnerów z dziennej sprzedaży.
• rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz sporządzania listy płacy z uwzględnieniem różnych stawek i faktycznie przepracowanych godzin. Dostęp do kas realizuje się za pomocą karty magnetycznej lub przez indywidualny numer identyfikacyjny.
• drukowanie raportów o sprzedaży poszczególnych pozycji menu, co zapewnia lepszą kontrolę nad stanem magazynu żywnościowego, wykonywanie codziennych kopii sprzedaży, umożliwiających odtworzenie każdej transakcji z minionego dnia.
• przy zapłacie dowolną kartą płatniczą automatycznie odczytuje numer i sprawdza daty ważności oraz drukuje te informacje na rachunku gościa.
• umożliwia ponadto przeliczania zagranicznych środków płatniczych na złote i zapłatę w obcej walucie (przede wszystkim w Euro).

ZWRÓĆ UWAGĘ

Oprogramowanie do restauracji jest bardzo rozbudowane i ma wiele różnych funkcji najczęściej powiązanych ze sobą. Zwróć więc przede wszystkim uwagę na to, aby interesujący Ciebie system zapewniał:

• identyfikacja kelnera kodem lub kartą magnetyczną,
• rejestracja czasu pracy personelu,
• możliwość bonowania za pomocą kodu PLU lub czytnika kodów kreskowych,
• możliwość zaprogramowania cen zależnych od dnia i czasu bonowania (tzw. ceny bowlingowe),
• możliwość ustalenia czasu wydania potraw w kuchni i bufecie,
• rabaty, obsługa kart magnetycznych stałego klienta (karty rabatowe),
• modyfikacja potraw,
• wydruk informacji dla kuchni np. bez soli, przysmażone, itd.,
• możliwość rozliczeń bezgotówkowych,
• tryb szybkiej sprzedaży dla lokali typu "fastfood";

oraz mógł współpracować z

• zdalnymi bonownikami, które pozwalają na szybszą i wydajniejszą pracę kelnerów, szczególnie w przypadku lokali o dużej powierzchni i wszelkiego typu ogródkach przyległych do lokalu,
• kasami fiskalnymi, na których rejestrują sprzedaż kelnerzy,
• automatycznymi dozownikami i wagami,
• terminalami płatniczymi,
• kamerami internetowymi,
• systemami hotelowymi.

Powinien też dać Tobie możliwość wykonania raportów z aktualnej zmiany, jak i ze zmian archiwalnych między innymi:

• rejestr VAT,
• raport kasowy,
• raport kelnerski,
• raport utargów,
• raport o udzielonych rabatach,
• raport wykonanych storn,
• raport sprzedaży wg PLU,
• raport sprzedaży wg grup towarowych,
• raport sprzedaży wg godzin sprzedaży
• raport sprzedaży na karty rabatowe.

Plus 

Korzyści z zastosowania systemów komputerowych są wymierne ekonomicznie i organizacyjnie. Zaliczyć do nich należy przede wszystkim:

• minimalizację strat finansowych,
• redukcję kosztów własnych,
• zwiększenie zysków,
• oszczędność czasu pracy kierownictwa,
• poprawę organizacji pracy,
• zwiększenie efektywności pracy zaopatrzenia,
• usprawnienie pracy księgowości.

Zastosowanie systemów komputerowych prowadzi również do zabezpieczenie przed nieuczciwością pracowników oraz zwiększa bezpieczeństwo danych.

Minus

Ponieważ nadużycia bezpieczeństwa w systemach informatycznych  są nieuniknione (np. ataki wirusów, włamania), zintegrowane systemy komputerowe wymagają wprowadzenia szeregu zabezpieczeń i odpowiedniego przygotowania się do ich obsługi.
Systemy komputerowe bez odpowiednich zabezpieczeń nie są odporne na ataki wirusów komputerowych i włamania hackerów.
Występujące wahania napięcia sieciowego lub nawet jego brak mogą spowodować uszkodzenie sprzętu (płyta główna, dyski).
Wdrożenie sieci bezprzewodowej niesie ze sobą zagrożenie dostępu do medium (fali radiowej) przez osoby postronne. W przypadku uzyskania dostępu do niej intruz znajduje się bezpośrednio w sieci lokalnej.

Bonowniki kelnerskie - to bezprzewodowe palmtopy współpracujące z programami sytemów zarządzania restauracją. System bonowników kelnerskich jako oddalony interfejs użytkownika zapewnia znaczne przyspieszenie obsługi klientów i eliminuje pomyłki kelnerskie oraz ułatwia obsługę całego systemu. Komunikacja bonowników z systemem odbywa się za pomocą sygnału radiowego.

Kod PLU - Liczba towarów jakie można zdefiniować w kasie fiskalnej. Kod PLU jest numerem w pamięci wewnętrznej kasy, który identyfikuje towar. Towary można wybierać m.in. po kodach PLU.

Bezprzewodowa sieć lokalna - to sieć w której połączenia między urządzeniami sieciowymi zrealizowano bez użycia przewodów (skr. WLAN, od ang. Wireless Local Area Network). Sieci tego typu wykonywane są najczęściej z wykorzystaniem mikrofal jako medium przenoszącego sygnały. Do komunikacji za pomocą mikrofal wykorzystuje się pasmo 2,4 GHz lub też 5 GHz (giga hertzów). Szybkość przesyłania danych zależna jest od użytego standardu i odległości pomiędzy użytymi urządzeniami i wynosi najczęściej 11, 22, 44, 54 lub 108 Mbps (megabitów na sekundę).

W jaki sposób bonownik kelnerski komunikuje się z systemem?
odp.: Komunikacja bonowników z systemem zarządzania restauracją odbywa się za pomocą sygnału radiowego. Każdy bonownik należy traktować jako punkt złożony z następujących elementów: bonownika kelnerskiego wraz z oprogramowaniem, modułu radiowego, radiowego punktu dostępowego oraz odpowiedniego interfejsu.

Co to jest interfejs użytkownika?
odp.: User Interface to w technice część urządzenia odpowiedzialna za komunikację z użytkownikiem. Człowiek nie jest zdolny do bezpośredniej komunikacji z maszynami. Aby było to możliwe urządzenia są wyposażone w odpowiednie urządzenia wejścia-wyjścia tworzące razem interfejs użytkownika. W systemach zarządzania restauracją podstawowym interfejsem jest interfejs graficzny - wejście to urządzenie wskazujące (np. myszka, ekran dotykowy), a wyjściowe to wyświetlacz graficzny.